راهنمای استفاده از فایل اکسل برای ورود و ویرایش اطلاعات
✳️ فایل اکسل چه زمانی کاربرد دارد و چه امکاناتی فراهم می‌کند؟
استفاده از فایل اکسل یکی از سریع‌ترین روش‌ها برای مدیریت داده‌های انبوه در فروشگاه اینترنتی است. اگر فروشگاه شما دارای تعداد زیادی محصول، دسته‌بندی یا تولیدکننده است، ورود اطلاعات از طریق اکسل به شما این امکان را می‌دهد که در زمان بسیار کوتاه‌تری اطلاعات را اضافه، ویرایش یا بروزرسانی کنید.
از مهم‌ترین کاربردهای فایل اکسل در سیستم فروش گستر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ورود اولیه داده‌ها هنگام راه‌اندازی فروشگاه
- بروزرسانی قیمت، موجودی یا سایر ویژگی‌های محصولات به‌صورت دسته‌جمعی
- افزودن یا ویرایش گروهی دسته‌بندی‌ها و تولیدکننده‌ها
- افزودن تصاویر متعدد به محصولات به‌صورت ساختاریافته
🔄 راهنمای بروزرسانی اطلاعات (Update)
اگر قصد دارید اطلاعات محصولات، دسته‌ها یا تولیدکنندگان را به‌روزرسانی کنید:
- ابتدا از بخش موردنظر (مثلاً محصولات) خروجی اکسل بگیرید.
- فایل خروجی را ویرایش کنید (مثلاً تغییر قیمت یا تصویر).
- فایل ویرایش‌شده را دوباره در همان بخش بارگذاری نمایید.
در این حالت سیستم بر اساس ستون Id اطلاعات را شناسایی کرده و فقط داده‌های مرتبط را بروزرسانی می‌کند. اگر ستون Id حذف یا تغییر داده شود، ممکن است اطلاعات جدید به‌جای بروزرسانی، دوباره ایجاد شوند (تکرار).
✅ نکات ضروری و مشترک پیش از استفاده از فایل اکسل
قبل از استفاده از فایلهای ورودی یا خروجی اکسل در هر بخش سیستم، لازم است نکات زیر رعایت شود:
1. فرمت فایل‌ها
- فرمت فایل باید Excel Workbook با پسوند
.xlsxباشد. - فایل‌هایی که از سیستم خروجی گرفته شده‌اند، قالب استاندارد و مناسب برای ویرایش و ورود مجدد دارند.
2. رمزگذاری و زبان
- زبان فایل باید UTF-8 باشد تا از بروز خطا در درج حروف فارسی جلوگیری شود.
- از تغییر نام ستون‌ها در فایل خودداری شود؛ چون ستون‌ها با سیستم مپ شده‌اند و تغییر نام باعث عدم شناسایی اطلاعات می‌شود.
3. شناسه‌ها (IDها)
- در هنگام وارد کردن اطلاعات، ستون‌هایی مانند
Id،ProductId،CategoryIdیاManufacturerIdنباید به صورت دستی ساخته شوند. - شناسه‌ها در حالت ورود اطلاعات جدید نادیده گرفته می‌شوند و فقط در بروزرسانی استفاده می‌شوند.
4. ستون‌های کلیدی که نباید خالی بمانند
- بسته به نوع داده (محصول، دسته‌بندی، تولیدکننده) برخی فیلدها الزامی هستند.
- این موارد در بخش‌های اختصاصی توضیح داده می‌شوند.
5. تطبیق مقادیر
-
مقادیری مانند:
- وضعیت فعال (
Published) - وضعیت موجودی (
StockQuantity) - وضعیت نمایش در صفحه اصلی (
ShowOnHomepage)
باید با مقدارهای مجاز (معمولاً
true/falseیا عددی) تنظیم شوند. - وضعیت فعال (
-
مقدارهای بولین (
true/false) باید به صورت"true"یا"false"در فایل درج شوند (نه۰و۱).
6. بارگذاری فایل
- از طریق منوی مدیریتی هر بخش (محصولات، دسته‌بندی‌ها، تولیدکننده‌ها) امکان بارگذاری فایل فراهم است.
- در هنگام بارگذاری فایل، سیستم به‌صورت خودکار اطلاعات را بررسی کرده و خطاها را نمایش می‌دهد.
- در صورت وجود خطا، ورود داده انجام نمی‌شود.
خلاصه نکات بالا:
- فقط فایلهای با فرمت
.xlsx(Excel Workbook) مجاز هستند. - از تغییر نام ستون‌ها خودداری کنید. ساختار فایل باید مطابق خروجی نمونه سیستم باشد.
- مقادیر الزامی مانند نام محصول یا نام دسته‌بندی نباید خالی بمانند.
- مقادیر
trueوfalseرا دقیقاً به‌صورت متنی وارد کنید (نه عددی). - برای ورود چند مقدار در یک سلول (مثل چند دسته‌بندی یا تولیدکننده)، از
;برای جدا کردن استفاده کنید. - اگر قصد بروزرسانی اطلاعات را دارید، ستون Id را تغییر ندهید یا حذف نکنید.
🖼️ راهنمای بارگذاری و مدیریت تصاویر در فایل اکسل
در سیستم فروش گستر امکان افزودن چندین تصویر به هر محصول از طریق فایل اکسل فراهم است، اما برای جلوگیری از بروز خطا لازم است موارد زیر را رعایت کنید:
- ابتدا تصاویر را در بخش مدیریت رسانه (فایل‌ها) بارگذاری کنید.
- پس از آپلود، شناسه تصویر (FileId) یا مسیر آن (مثلاً
/images/thumbs/0001.jpg) را در ستون‌های مربوط به تصاویر (Picture1, Picture2, ...) وارد نمایید. - برای افزودن چند تصویر، از ستون‌های مجزا مثل
Picture1،Picture2و ... استفاده کنید. ترتیب درج تصاویر اهمیت دارد. - در صورتی که قصد جایگزینی یا بروزرسانی تصاویر را دارید، کافیست مسیر یا شناسه جدید تصویر را در فایل وارد و مجدداً فایل را بارگذاری نمایید.
⚠️ نکات مهم
- تصویر باید در دسترس عمومی باشد؛ یعنی وقتی لینک را در مرورگر باز می‌کنی، تصویر بدون لاگین نمایش داده شود.
- فرمت لینک باید دقیق باشد؛ اشتباه در لینک یا تایپ باعث می‌شود تصویر نمایش داده نشود.
- نام فایل تصویر نباید شامل کاراکترهای خاص یا فاصله باشد.
- اگر چند تصویر برای یک محصول داری، باید طبق فرمت خاصی در اکسل وارد شوند (مثلاً با کاما جدا شوند یا در ستون‌های جداگانه بسته به تنظیمات ایمپورت).
- همیشه قبل از ایمپورت نهایی، یک تست با چند محصول انجام بده تا مطمئن شوی تصاویر درست نمایش داده می‌شوند.
- بیشترین خطاها در ورود فایل اکسل به دلیل اشتباه در درج مسیر تصویر یا بارگذاری نکردن تصویر در بخش رسانه اتفاق می‌افتد.
- در هر فایل اکسل می‌توانید تا سه تصویر وارد کنید و برای افزودن تصاویر بیشتر، کافیست آدرس آن‌ها را در فایل جدید وارد کرده و با ایمپورت فایل، تصاویر جدید به تصاویر قبلی اضافه می‌شوند.
📦 فایل اکسل محصولات (Products)
این فایل برای ورود یا ویرایش گروهی محصولات فروشگاه استفاده می‌شود. با استفاده از آن می‌توانید اطلاعاتی مانند نام، توضیحات، قیمت، موجودی، وضعیت فعال بودن، دسته‌بندی‌ها، تولیدکنندگان و تصاویر را وارد یا بروزرسانی نمایید.
ستون‌های مهم:
| ستون | توضیح |
|---|---|
Name | نام محصول (الزامی) |
ShortDescription | توضیح کوتاه |
FullDescription | توضیح کامل |
SKU | کد کالا |
Price | قیمت محصول |
StockQuantity | موجودی انبار |
Published | فعال بودن (true/false) |
Categories | دسته‌بندی‌ها (جداشده با ;) |
Manufacturers | تولیدکنندگان (جداشده با ;) |
Picture1, Picture2, ... | تصاویر محصول |
ProductType | نوع محصول (Simple یا Grouped) |
📂 فایل اکسل دسته‌بندی‌ها (Categories)
این فایل برای ساخت یا ویرایش ساختار دسته‌بندی فروشگاه به‌صورت گروهی استفاده می‌شود. امکان تعریف دسته‌بندی‌های اصلی و زیرمجموعه نیز در آن وجود دارد.
ستون‌های مهم:
| ستون | توضیح |
|---|---|
Name | نام دسته‌بندی (الزامی) |
Description | توضیح |
Published | فعال بودن (true/false) |
ShowOnHomepage | نمایش در صفحه اصلی |
ParentCategory | نام دسته مادر (در صورت وجود) |
DisplayOrder | ترتیب نمایش |
⚠️ توجه: برای ساختاردهی درختی، ابتدا باید دسته‌های مادر در فایل درج شوند، سپس زیرمجموعه‌ها با ارجاع به آن‌ها تنظیم شوند.
🏭 فایل اکسل تولیدکنندگان (Manufacturers)
این فایل برای افزودن یا ویرایش برندها و تولیدکنندگان کالا در فروشگاه استفاده می‌شود. امکان افزودن نام، توضیح، وضعیت فعال بودن، ترتیب نمایش و تصویر برند فراهم است.
ستون‌های مهم:
| ستون | توضیح |
|---|---|
Name | نام تولیدکننده (الزامی) |
Description | توضیح |
Published | فعال بودن (true/false) |
DisplayOrder | ترتیب نمایش |
Picture | مسیر یا شناسه تصویر برند (در صورت نیاز) |
⚠️ نکات نهایی برای جلوگیری از خطا
- ستون‌ها را دستکاری نکنید. از فایل خروجی سیستم به عنوان قالب استفاده نمایید.
- تصاویر را قبل از ورود فایل حتماً در سیستم بارگذاری کنید.
- مسیر تصویر را دقیق و بدون اشتباه تایپی وارد نمایید.
- در صورت بروز خطا، پیام خطا را با دقت بخوانید و داده‌های مشکل‌دار را بررسی و اصلاح کنید.
💡 در صورت بروز مشکل، آیتمهای کالا را به فایلهای 10 تایی یا 50 تایی جدا کنیدو سپس آپلود کنید تا بتوانید مشکل را بیابید.
- توصیه می‌شود تعداد آیتم‌ها در هر فایل Excel بیش از ۵۰۰ مورد نباشد. این موضوع باعث افزایش سرعت بارگذاری، کاهش احتمال خطا، و تسهیل در مدیریت فایل‌ها می‌شود.
- در هنگام ورود اطلاعات از طریق فایل Excel، داده‌های جدید جایگزین اطلاعات قبلی می‌شوند. به این معنا که اگر در فایلی فیلدی خالی باشد، همان فیلد در سیستم نیز خالی خواهد شد. بنابراین پیش از بارگذاری فایل، از کامل بودن اطلاعات هر ردیف اطمینان حاصل نمایید